FUGA DALLA SCRIVANIA - ECCO COME ESSERE PIÙ PRODUTTIVI A LAVORO E IN MENO TEMPO: NON FARSI IMBAMBOLARE DAI SOCIAL, DARSI DELLE SCADENZE E NON RIMANDARE LE COSE PIU’ IMPORTANTI - TUTTI I CONSIGLI DI CARSON TATE, "PRODUCTIVITY COACH" AMERICANA
Stefania Medetti per D – La Repubblica
Per fare di più, bisogna partire dal meno. Il segreto della produttività nell'era digitale, infatti, è fare le cose meglio. Ad esempio, mai cominciare la giornata aprendo l'email. L'avvertimento è di Carson Tate, fondatrice di Working Simply, società di consulenza americana specializzata in organizzazione e produttività, che lavora con clienti come Wells Fargo e Deloitte. "Cominciare dalla email, infatti, vuol dire che si inizia a lavorare basandosi sull'agenda di qualcun altro", spiega l'esperta. Per farsi un'idea di quanto tutto ciò impatti sul proprio tempo, una ricerca McKinsey stima che questa attività catalizza in media il 28% delle ore trascorse al lavoro.
"Dare la priorità ai messaggi in casella, inoltre, equivale a operare in una modalità reattiva, l'esatto opposto di quello che occorre per migliorare la propria produttività", osserva Tate, che due anni fa ha riassunto nel libro "Working Simply"(Penguin Books, non pubblicato in Italia) il suo metodo per organizzarsi e lavorare in modo più efficace. A lei abbiamo chiesto sei suggerimenti da sperimentare subito, per affrontare le ultime settimane di lavoro prima delle ferie.
Resistere alla tentazione dei social Posta elettronica, internet e social media, avverte l'esperta, possono trasformarsi molto facilmente nel nostro peggior nemico sul posto di lavoro: "Quando si passa dalla email o da una pagina di Facebook a un compito che dobbiamo svolgere, al nostro cervello occorrono da cinque a venti minuti per riconquistare la concentrazione".
Il continuo passaggio dal web al lavoro, tipico dell'ambiente digitale, dunque, è un sovraccarico difficile da gestire per la nostra mente. Il risultato è che ci occorre più tempo per fare le stesse cose. Quindi, meglio togliere la suoneria all'email, utilizzare filtri che suddividono automaticamente i messaggi, limitare drasticamente l'accesso ai social, ma anche abbattere l'utilizzo della Rete. Secondo le statistiche, il 39% dei dipendenti passa fino a un'ora al giorno in attività online non pertinenti al proprio lavoro, il 29% spende fra 60 e 120 minuti e il 21% dichiara di trascorrere da due a cinque ore online.
Organizzare i compiti in silos Il secondo suggerimento riguarda la suddivisione del lavoro. "Compatibilmente con la natura della propria professione, si può destinare un certa porzione di tempo alla gestione di un unico tipo di attività", propone Tate. Raggruppare compiti analoghi, inoltre, è una strategia scalabile: se bisogna rispondere alle email, meglio dedicarsi solo a quello, se si devono fare delle telefonate, è più efficace fare una chiamata di seguito all'altra. Insomma, stabilire dei "compartimenti stagni" è un modo per evitare distrazioni e per non stancare il cervello.
Questa strategia, in particolare, è utile soprattutto per le donne, particolarmente propense a ricorrere al multitasking. "La questione è fisiologica: molto più degli uomini, infatti, le donne tendono a ricoprire diversi ruoli contemporaneamente. Sono mogli, madri, colleghe, amiche, sorelle, confindenti e questi ruoli si sovrappongono fra di loro", prosegue Tate. Gli uomini, invece, sono più abili nel tenere i loro "sè" separati e, dunque, bisognerebbe imparare da loro. In ogni caso, pare che solo il 2% delle persone sia in grado di utilizzare il multitasking in modo efficace: il 98% invece riduce la propria produttività senza nemmeno rendersene conto.
Evitare il sovraccarico mentale Liberare la testa è un altro grande aiuto per migliorare la produttività. Ecco perché Tate suggerisce di utilizzare il buon vecchio elenco: "L'ideale sarebbe ritagliarsi dieci minuti di tempo al mattino, prendere carta e penna e mettere per iscritto gli obiettivi della propria giornata". Stilare una lista di cose da fare contribuisce a togliere il "rumore di sottofondo", ovvero alleggerisce il sovraccarico mentale e permette di vedere con più chiarezza i propri compiti. Per essere efficace e liberare veramente del tempo, l'elenco deve essere immediatamente attuabile: "La nostra lista deve essere scritta come una serie di azioni da compiere e non di obiettivi da portare a termine.
Per esempio, è molto più efficace scrivere 'Fare ricerche per il progetto x', piuttosto che scrivere semplicemente 'Progetto x'. Se un compito è complesso, lo si può dividere in più parti, ma l'importante è cominciare sempre con un verbo", invita Tate che ricorda come l'elenco non sia un'esclusiva di chi lavora in un ufficio. "Anche le mamme a tempo pieno possono e devono usarlo, perché hanno tantissime cose di cui occuparsi".
Dare la precedenza alle cose più importanti Per chi lavora in proprio, ci sono alcuni accorgimenti extra: precedenza assoluta al lavoro che rende di più o a quello che porterà nuovo business. "Il consiglio che do ai miei clienti è una strategia in tre tempi: stop - start - continue. In pratica, considerate la vostra agenda e chiedetevi che cosa potete smettere di fare senza che ciò vada a detrimento degli obiettivi. Questo esercizio aiuta a mettere a fuoco cosa genera veramente il vostro reddito". In media, le persone tagliano il 10-15% delle cose che fanno, perché si accorgono che non solo non sono necessarie, ma rischiano di essere controproducenti.
Attenzione agli stili produttivi Chi lavora in un ufficio, inoltre, dovrebbe tenere presente anche il modo di operare dei colleghi: "Fondamentalmente, i lavoratori si suddividono in quattro stili produttivi. Conoscere come 'funzioniamo' noi in primo luogo e identificare gli stili di lavoro dei colleghi semplifica la nostra esistenza professionale perché aiuta a comunicare in maniera più efficace e questo favorisce la collaborazione", spiega Tate. I professionisti orientati all'obiettivo si riconoscono, perché sono quelli che rispondono alla domanda "che cosa?", ovvero hanno una lista di priorità oggettive.
I pianificatori, invece, amano organizzare e di solito si interessano ai dettagli, al "come". I visionari sono quelli caratterizzati dalla capacità di cogliere lo scenario allargato e si riconoscono perché in genere si soffermano sui perché, mentre gli organizzatori tendono a focalizzarsi sulle persone coinvolte. Attenzione, dunque, a dare a ognuno il tipo di risposta di cui pensiamo abbia bisogno in relazione al suo modo di "funzionare".
Operare in modalità "vacation mode” Infine, il consiglio passe-partout: lavorare in "vacation mode". "Avete presente quando dovete andare in vacanza? Ripulite la scrivania, organizzate l'email, preparate il lavoro per il vostro ritorno. Utilizzate lo stesso metodo anche quando le vacanze sono lontane: comportatevi sempre come se aveste una deadline da rispettare e uscite un quarto d'ora o mezz'ora prima dall'ufficio, se riuscite. Paradossalmente, ad avere meno tempo, si fa di più", conclude l'esperta.
